Le Centre Hospitalier de Rouffach a maintenant à sa disposition un logiciel disponible depuis leur Intranet qui permet de diviser le Cahier des Charges de Cariatides en plusieurs "modules". Chaque module contient des besoins fonctionnels. On peut associer à chacun de ces besoins des acteurs (avec rôles et interactions), des besoins en données et des besoins en sécurité.

L'ensemble est donc disponible a tout moment et par tous les informaticiens, les données sont structurées et les modifications visibles instantanément. De plus, le système d'historisation permet de tracer toutes modifications effectuées ou de revenir à des versions précédentes.
Le modèle de base données utilisé pour le developpement de l'application de gestion des entrées de charges du progiciel Cariatides suit le diagramme suivant, ils représentent le système de fiches.
L'objectif de chaque fiche fonctionnelle est de décrire avec précision un besoin.
La segmentation des besoins est très importante car elle va permettre d'accroître le niveau de détail de chaque besoin.
Outre la désignation et la description détaillée de chaque besoin, la méthodologie projet Cariatides intègre une notion de « statut » pour chacune de ces fiches.
Les statuts sont les suivants:
  • » Brouillon: La fiche est en cours de rédaction par le MOA ou celle-ci n'est pas encore finalisée.
  • » Attente validation COPIL: La formulation du besoin est complète et celui-ci a été soumis au COPIL dans un but de validation et d'intégration du besoin au projet.
  • » Validation COPIL OK: Le COPIL a validé le besoin et celui-ci sera intégré au projet.
  • » Validation COPIL Non OK: Le COPIL a refusé le besoin, par manque d'information ou simplement lorsque celui-ci n'est pas inclus dans le périmètre fonctionnel du projet. Tout besoin refusé par le COPIL pourra être modifié et re-soumis ultérieurement.
  • » En cours: Le besoin est en cours de réalisation par le MOE.
  • » Réalisé: Le besoin a été réalisé par le MOE mais n'est cependant pas encore livré en environnement de test afin d'être recetté par le MOA.
  • » Test: Le besoin a été livré en environnement de tests et le MOA effectue la recette du besoin.
  • » Livré: Le besoin a été testé et validé par le MOA, de ce fait, le besoin a été livré en environnement de production.
  • » Annulé: Le besoins est simplement annulé et ne nécessite plus aucun traitement.
Chaque fiche fonctionnelle peut être associée à une ou plusieurs fiches contextuelles.

Les fiches contextuelles peuvent être de différents types :
  • » Besoin en sécurité: Le besoin décrit dans la fiche fonctionnelle nécessite des précautions particulières, comme par exemple un droit d'accès spécifique, une identification renforcée etc.
  • » Besoin en données: Chaque besoin nécessite généralement la sauvegarde et le traitement de données. Le but des fiches de besoins en données est de décrire les données à sauvegarder mais également de fournir une première estimation de l'espace de stockage nécessaire.
  • » Besoin en acteurs: Chaque fiche fonctionnelle induit généralement l'existence d'un ou plusieurs acteurs interagissant avec le système. Le but de ces fiches est de fournir un ensemble d'outils permettant au MOA de décrire chaque acteur, leurs rôles et les messages échangés avec le système.

Une fois chaque besoin décrit au travers de ces différentes fiches, le rôle du MOE est de procéder à un enrichissement et en une décomposition de ces fiches en un ou plusieurs cas d'utilisation.